Состоялся первый международный круглый стол event-агентств

Круглый стол был организован в рамках мероприятий по созданию первой в Беларуси Ассоциации event-компаний. Цель – определить тенденции развиия и наиболее важные проблемы, с которыми сталкиваются агентства в своей работы сегодня, и обменяться опытом совместного их решения.

Важной проблемой, которая тормозит качественное развитие event-отрасли, по мнению участников, является недостаток современного профильного образования и обучения в сфере event. Как следствие – нехватка профессиональных специалистов. Даже на более конкурентном рынке России, где существует ряд определенных образовательных программ, недостаток квалифицированных специалистов налицо.
 
Участники круглого стола договорились совместными усилиями представителей трех стран в рамках Global Event Awards приглашать известных специалистов и организовывать образовательные программы.
 
Еще одна проблема, которая обсуждалась на встрече – стандарты работы на рынке event-услуг в разрезе заказчик-агентство-подрядчик: сроки выполнения работ, документальное оформление сделок, ставки агентского вознаграждения, и гонорары артистов, сроки оплаты и пр.
 
Особенно остро стоят вопросы стандартов проведения тендеров и выбора агентства на реализацию проекта.
 
Так известны случаи, когда клиент предоставлял агентству чистую смету другого агентства и требовал просчета по всем имеющимся пунктам. Также некоторые заказчики проводят бесплатные тендеры с требованием предоставить не менее трех развернутых креативных концепций и с полным мониторингом площадок, ценами от всех подрядчиков и гонорарами артистов.
 
Также важной проблемой на рынках всех трех стран, по мнению участников встречи, является постоплата за проведенные мероприятия.
 
Основными причинами такой ситуации являются финансовые стандарты международных клиентов и система документооборота. Агентствам нужно разобраться в этих финансовых правилах и стандартах и строить свои бизнес-процессы соответствующим образом. Однако с такими клиентами смогут работать только крупные агентства.
 
Однако на встрече прозвучало мнение, что никогда еvent-отрасль не будет развиваться, если будет практиковаться постоплата. Агентства сами загоняют себя в рамки, разрешая клиентам платить через месяцы после проведения мероприятий. Клиенты должны понимать, что в ситуации неоплаты в оговоренные сроки, мероприятие может сорваться. Кроме того, в этой ситуации страдает качество работы агентства и подрядчиков. В итоге мероприятие проходит не удачно, и в следующий раз клиент сокращает бюджет. Создается замкнутый круг, где «крайним» остается агентство.
 
В Беларуси пока проблема постоплаты не носит столь массового характера, однако тенденция наблюдается и настораживает. Кроме того в условиях нестабильной финансовой ситуации это приводит к дополнительным рискам со стороны агентств.
 
По мнению собравшихся, все указанные проблемы можно эффективно решать только в рамках конструктивного диалога между клиентами, агентствами, поставщиками различных услуг и владельцами площадок. Периодические бизнес-встречи и обмен информацией позволят лучше понимать и чувствовать друг-друга, и позволят делать действительно яркие проекты, которые будут способствовать развитию отрасли. И лучше всего это делать в формате ассоциаций.
 
Очередная встреча в рамках Клуба Ивенторов Беларуси состоится в начале февраля, на которой планируется обсудить вопросы выработки стандартов работы, обучения и образования и юридической регистрации Ассоциации.
 
За ходом подготовки мероприятий Клуба ивенторов Беларуси можно следить в одноименной группе сети Facebook.