Такую сложную задачу, как организация конференций и конгрессов, следует доверять только профессиональному агентству. Только так можно привлечь максимально возможное внимание общественности и СМИ. Гостям необходимо обеспечить комфортное обслуживание, нужно подготовить помещение для проведения мероприятия, провести рекламную кампанию в средствах массовой информации, произвести полиграфическую продукцию, установить необходимую технику и, если понадобится, мультимедийное оборудование. Профессиональные сотрудники Event-агентства «ARTMIX» занимаются организацией и проведением конференций на самом высоком уровне, выполняя полный комплекс работ, связанных с поставленными перед ними задачами. Благодаря многолетнему опыту в организации различных мероприятий, они способны решить любые, даже самые сложные задачи.

Важность обращения к профессионалам для организации конгрессов и конференций

Конференция – это особый формат мероприятий. Здесь существуют свои правила, много ограничений, жесткие условия и прочее. Организация мероприятия такого формата требует высокой квалификации и большого положительного опыта работы в данной сфере. Организация конференций с международным участием – задача еще более трудная. Участие иностранных граждан в конференции часто значительно влияет на формат мероприятия, градус ответственности значительно возрастает.

Какие конференции мы обслуживаем?

Для нас очень важно, чтобы руководители компаний и их партнеры, специалисты в области науки и различных сфер промышленности, студенты, бизнесмены и прочие участники конференций чувствовали себя максимально комфортно. Нами осуществляется организация конференций с международным участием, мы организуем проведение научных конференций, экономических форумов и конгрессов.

Правила подготовки и проведения конференции или конгресса

Мероприятия такого уровня считаются полноформатными. То есть организаторы должны позаботиться о:

  • комфортном и практичном обслуживании гостей;
  • помещении для проведения мероприятия, с учетом возможного числа гостей;
  • рекламной компании в СМИ;
  • полном оснащении места конференции необходимыми приборами, материалами и т.д.;

Особенности планирования и организационного процесса

Стоит отметить, что организация научно-практических конференций, государственных, политических, экономических и других должна быть тщательно спланирована:

  • изначально вместе с клиентами мы разрабатываем идейную тематику;
  • после составления подробного плана ее проведения выбирается место, исходя из общего бюджета, количества технического оборудования, месторасположения;
  • затем проводится рекламная компания в интернете, средствах массовой информации;
  • далее наши специалисты тщательно продумывают транспортное обслуживание участников мероприятия;
  • организуется система питания;
  • разрабатывается культурная и развлекательная программа.

Выше мы привели только общие правила для проведения мероприятий такого формата. На самом деле многие параметры зависят также от направленности. Так, организация научно практической конференции часто связанна с поиском редкого оборудования и специального помещения, в котором можно было бы безопасно и без особых хлопот провести любые опыты, а также наглядно показать их в доступном виде всем участникам. Важную роль при проведении конференций в сфере научного сектора играет возможность получить обратную связь от слушателей в ходе выступления.

Требования к оборудованию и материалам

Немаловажным фактором также считается подбор оборудования для демонстрации результатов. В таких случаях оно должно быть:

  • довольно простым в использовании;
  • достаточно наглядным и способным доступно и быстро донести до слушателей цель работы, этапы ее подготовки, проведения и полученные выводы.

Можно сказать, что подбор оборудования и помещения для проведения научной конференции считается очень важным этапом. От правильной организации в данном случае часто зависит судьба целого научного, исследовательского труда. Только высококвалифицированные специалисты с огромным опытом и специальными знаниями способны правильно организовать научную конференцию.

Благодаря обширной клиентской базе, мы сможем оперативно подобрать максимально доступное помещение, обеспечить транспортом, оборудованием и питанием. Вам не надо будет заботиться о найме и дополнительных тратах на вспомогательный персонал. У вас не возникнет абсолютно никаких проблем с размещением участников. Естественно, вы сможете сохранить львиную долю свободного времени и заняться целями, которые ставит перед собой организация мероприятия. Именно поэтому, если вам понадобилось профессиональное проведение конференции, обратитесь в Агентство Маркетинговых Коммуникаций «ARTMIX».

Деловые мероприятия от “Арт-Микс групп” более 17 лет помогают создавать возможности для развития бизнеса
Наши работы